Izrada arhivsko-dokumentacijskog portala
- Želim ponudu za: Izrada web stranice
- Vrsta stranice?: Ostalo
-
Predviđena cijena:
90.000 €
Upit za izradu digitalnog arhivsko-dokumentacijskog portala za PDF spise, dokumente, fotografije i videozapise
Poštovani,
obraćamo Vam se radi izrade jednostavnog, preglednog, sigurnog i dugoročno nadogradivog digitalnog arhivsko-dokumentacijskog portala koji bi se postavio na našu vlastitu domenu i mogući server.
Potrebno nam je rješenje koje nije samo obična mapa za pohranu datoteka, nego funkcionalan sustav za arhiviranje, pregled, dopunu, opisivanje, razvrstavanje i po potrebi javno ili privatno prikazivanje PDF spisa, dokumenata, fotografija, videozapisa i ostalih povezanih sadržaja.
Cilj je da se svaki predmet, spis, dokumentacijska cjelina ili tema može voditi kao zasebna arhivska jedinica, s jasnim naslovom, opisom, dokumentima, medijima, kronologijom i kasnijim dopunama.
Posebno nam je važno da se PDF dokumenti mogu prikazivati izravno unutar portala, odnosno da budu automatski otvoreni ili se mogu odmah otvoriti i pregledavati u pregledniku, bez obveznog preuzimanja na računalo. Također nam je važno da se već postojeći PDF spisi mogu skidati i ili po potrebi dopunjavati novim stranicama, novim dokumentima ili novim verzijama, pri čemu izvorni dokument mora ostati sačuvan radi preglednosti, vjerodostojnosti i kontrole izmjena.
Portal bi trebao omogućiti najmanje sljedeće funkcionalnosti:
1. Arhiviranje PDF spisa i dokumenata
Sustav mora omogućiti jednostavno učitavanje PDF dokumenata i drugih datoteka, uz mogućnost dodavanja naslova, datuma, kratkog sažetka, detaljnog opisa, kategorije, statusa i napomena.
2. Automatski pregled PDF-a u pregledniku
PDF dokumenti trebaju se moći prikazivati direktno na stranici portala, po mogućnosti kroz integrirani PDF preglednik, tako da se dokument može čitati, pregledavati i po potrebi preuzeti.
3. Dopuna postojećih PDF spisa
Poželjna je mogućnost da se postojeći PDF spis može dopuniti novim stranicama ili povezati s novim PDF dokumentima. Pritom je važno da izvorna verzija ostane sačuvana, a svaka dopuna bude jasno označena datumom i opisom.
4. Verzioniranje i evidencija izmjena
Sustav treba bilježiti kada je određeni dokument dodan, dopunjen, zamijenjen ili izmijenjen. Poželjno je da postoji povijest verzija, kako bi se u svakom trenutku moglo vidjeti što je bila izvorna verzija, a što naknadna dopuna.
5. Detaljni opisi sadržaja
Za svaki predmet, PDF, fotografiju, videozapis ili drugu datoteku mora postojati mogućnost unosa detaljnog opisa. Potrebno je moći opisati što dokument sadrži, na što se odnosi, koji je njegov datum, tko ga je izdao ili poslao, kome je upućen i zbog čega je važan.
6. Fotografije i videozapisi
Portal treba omogućiti dodavanje fotografija, galerija fotografija i videozapisa uz određeni predmet ili temu, slično kao kod medijskih portala, gdje se uz tekstualni opis mogu objaviti i prateći vizualni dokazi ili medijski sadržaji.
7. Kronologija događaja
Poželjno je da svaki predmet ima mogućnost vođenja kronologije, odnosno vremenske linije. U nju bi se unosili datumi i kratki opisi događaja, primjerice: zaprimljen dokument, poslan odgovor, dodana dopuna, objavljena nova verzija, priložena fotografija, dodan videozapis i slično.
8. Pretraživanje i filtriranje
Sustav treba omogućiti pretragu po naslovu, opisu, datumu, kategoriji, ključnoj riječi, oznaci predmeta i vrsti datoteke. Poželjno je da se predmeti mogu filtrirati po statusu, temi, datumu i kategoriji.
9. Javni, privatni i zaštićeni sadržaj
Za svaki predmet ili dokument treba postojati mogućnost određivanja vidljivosti: privatno, interno, zaštićeno lozinkom ili javno objavljeno. Time se omogućuje da se određeni sadržaji najprije vode kao interna arhiva, a kasnije po potrebi objave javno.
10. Anonimizacija i zaštita osobnih podataka
Budući da dokumenti mogu sadržavati osobne podatke, potrebno je predvidjeti mogućnost objave anonimiziranih verzija dokumenata, odnosno verzija u kojima su prekriveni ili uklonjeni OIB, adrese, potpisi, osobni podaci djece, osjetljivi podaci i drugi zaštićeni sadržaji. Sustav treba jasno razlikovati izvornu internu verziju od javno objavljene anonimizirane verzije.
11. Sigurnost sustava i uploadanja datoteka
Upload dokumenata, fotografija i videozapisa mora biti siguran. Potrebno je ograničiti dopuštene vrste datoteka, provjeravati datoteke prije pohrane, spriječiti izvršavanje zlonamjernih datoteka na serveru, zaštititi administratorski pristup i osigurati redovito tehničko održavanje.
12. Administracijsko sučelje
Potrebno je jednostavno administracijsko sučelje koje mogu koristiti osobe bez programerskog znanja. Administrator mora moći samostalno dodavati nove predmete, PDF dokumente, slike, videozapise, opise, dopune, kategorije i status predmeta.
13. Sigurnosne kopije i dugoročna arhiva
Sustav mora imati mogućnost redovitih sigurnosnih kopija. Poželjno je da se dokumenti mogu dugoročno čuvati u stabilnom obliku, uključujući mogućnost pohrane ili izvoza u arhivski prikladnom PDF obliku.
14. Izvoz i prenosivost podataka
Važno nam je da svi dokumenti, opisi, mediji i arhivske jedinice mogu po potrebi biti izvezeni ili preneseni na drugi sustav. Ne želimo zatvoreno rješenje iz kojeg kasnije nije moguće preuzeti vlastite podatke.
15. Dugoročna nadogradivost
Portal mora biti izrađen tako da se može tehnički ažurirati i nadograđivati prema budućim sigurnosnim, programskim i internetskim standardima. Ne želimo kratkoročno, zastarjelo ili zatvoreno rješenje, nego sustav koji se može održavati i prilagođavati budućim potrebama.
16. Mogućnost fazne izrade
Ako nije razumno sve funkcionalnosti izraditi odmah u prvoj fazi, molimo da nam predložite osnovnu početnu verziju portala te odvojeno navedete koje se funkcije mogu dodavati kasnije kao nadogradnja.
Molimo Vas da nam dostavite prijedlog tehničkog rješenja i okvirnu ponudu, posebno s naznakom:
• koji sustav ili tehnologiju preporučujete,
• može li se portal postaviti na našu postojeću domenu i server,
• što je potrebno s naše strane,
• što bi sadržavala osnovna početna verzija,
• koje bi funkcije bile predviđene za kasniju nadogradnju,
• koliko bi okvirno trajala izrada,
• koliki bi bili okvirni troškovi,
• kako bi se riješili sigurnost, backup, zaštita podataka i buduće održavanje.
Za nas je osobito važno da portal bude jednostavan za svakodnevno korištenje, ali istovremeno ozbiljan, pregledan, siguran i dugoročno upotrebljiv kao arhiva dokumenata, PDF spisa, fotografija, videozapisa, kronologija i javno ili privatno dostupnih objava.
Molimo Vas da nam ne ponudite jednostavnu web-stranicu s datotekama za preuzimanje, nego stvarni arhivsko-dokumentacijski sustav koji omogućuje pregled, opis, dopunu, verzioniranje, medijski prikaz i kasnije nadogradnje. Naravno ako nudite povoljan stvarni arhivsko-dokumentacijski sustav koji omogućuje pregled, opis, dopunu, verzioniranje, medijski prikaz i kasnije nadogradnje možete ga predložiti.
